Meningkatkan Kinerja Organisasi Dengan Digital Office
Penulis: Naresh Makhijani, Sherni Makhijani. 22/09/2023
Setiap tahun membawa tantangan baru bagi bisnis. Namun Organisasi diharapkan dapat berkinerja dengan lebih baik. Akhir-akhir ini, situasi perekonomian berubah lebih cepat: dengan kemungkinan terjadinya resesi, diperkuat oleh adanya berbagai konflik di seluruh dunia dan perubahan iklim.
Pertumbuhan Artificial Intelligence juga mendisrupsi banyak industri. Dengan adanya sistem kerja hybrid di banyak organisasi, para pemimpin terdorong untuk merubah model bisnis mereka. Banyak perusahaan yang menerapkan Digital Office, tetapi banyak pemimpin yang belum merasakan manfaatnya secara efektif.
Ini adalah lingkungan kerja di mana informasi disimpan dan diatur secara elektronik dan mudah diperoleh saat diperlukan. Banyak komponen dari produktifitas dan kolaborasi dilakukan secara digital, yang memungkinkan orang bekerja dari mana saja. Hal ini memungkinkan perusahaan menjadi fleksibel. Organisasi berfokus pada strategi digital untuk mengembangkan manajemen dan keamanan data mereka. 70% organisasi sedang merencanakan atau mengembangkan strategi pengelolaan data, namun hanya 20% yang berhasil untuk menyelesaikannya.
Fitur Apa yang Harus Dimiliki Platform Kantor Digital?
Berikut ini adalah fitur-fitur utama yang dibutuhkan dalam platform digital:
- Tugas: Cantumkan tugas setiap karyawan segera setelah mereka login, lengkap dengan status setiap tugas.
- Manajemen Dokumen: Membuat file dokumen dan pengarsipan dengan mudah, menyederhanakan pengambilan dan berbagi dokumen.
- Persetujuan Alur Kerja: Secara otomatis membagikan dokumen ke tim, atau dikirim untuk persetujuan lebih lanjut, sesuai dengan struktur alur kerja.
- Tanda tangan digital: Setelah dokumen disetujui, barulah dapat ditandatangani secara digital.
- Kolaborasi: Memungkinkan kolaborasi dengan tim, departemen, departemen lain, atau mitra di luar organisasi.
- Arsip Elektronik: Mengarsipkan dan mengambil dokumen dengan mudah menggunakan meta data.
- Distribusi: Bagikan dokumen melalui berbagai pilihan, seperti folder umum ke folder departemen tertentu
- Pengingat: Pengingat untuk dokumen/event yang memerlukan pembaruan (misalnya kontrak), dapat diatur ke berbagai waktu (misalnya 90, 60, 30, bahkan 7 hari) kepada tim terkait.
- Dasbor: Lihat report aktivitas di kantor digital untuk melihat keadaan organisasi.
- Loker Elektronik: Pastikan hanya orang-orang tertentu yang dapat mengakses dokumen konfidensial organisasi tertentu, dimana memerlukan tambahan transaction password.
- Jejak Audit: Lacak status dokumen saat dokumen tersebut sedang berjalan melalui alur kerja.
Manfaat
Ada beberapa manfaat penerapan kantor digital bagi organisasi anda:
- Meningkatkan Pendapatan: Organisasi yang bertransformasi secara digital dapat memperoleh pendapatan 2x lipat dibandingkan organisasi yang tertinggal dalam hal digital. Pertumbuhan dalam hal penggunaan kantor digital juga penting, organisasi dengan kematangan digital lebih tinggi melaporkan pertumbuhan pendapatan sebesar 45% dibandingkan dengan organisasi dengan kematangan digital lebih rendah.
- Meningkatkan Kecepatan dan Pengembangan Organisasi: Kantor digital menyederhanakan alur kerja, menghemat waktu karyawan dalam melakukan tugas-tugas yang membosankan, dan meningkatkan produktivitas. 40% pemimpin bisnis menyatakan bahwa transformasi digital membantu meningkatkan efisiensi operasional.
- Pengalaman Pelanggan yang Lebih Baik: 35% eksekutif bisnis menyatakan bahwa peningkatan transformasi digital memungkinkan mereka memenuhi harapan pelanggan dengan lebih baik.
- Peningkatan Keamanan: Memastikan keamanan konten dengan data terenkripsi, transfer data yang aman, penyimpanan, dan brankas digital yang dipersonalisasi.
- Penyimpanan dan Aksesibilitas Mudah: Menyimpan file dalam sistem terpusat dan aman, sehingga lebih efisien bagi karyawan dalam mengambil dokumen penting menggunakan kata kunci dan informasi indeks
Pasar transformasi digital global diperkirakan bernilai 3,144 miliar USD pada tahun 2030, dibandingkan dengan 695 miliar pada tahun 2023. Foundry menemukan bahwa 93% organisasi telah, atau berencana untuk mengadopsi strategi bisnis “yang mengutamakan digital”. Banyak industri yang merencanakan atau menerapkannya, dengan sektor Keuangan dan Teknologi sebagai pemimpinnya.
Berapa lama implementasinya?
Penerapan kantor digital dapat memakan waktu 3 hingga 12 bulan, tergantung pada ruang lingkupnya. Ini melewati 5 langkah yang jelas:
Kantor Digital sangat penting bagi organisasi saat ini agar tetap kompetitif. Namun, hal ini juga menjadi suatu kebutuhan untuk masa depan. Organisasi yang menunda penerapan kantor digital mereka berisiko tertinggal karena tantangan yang semakin tidak dapat diprediksi dan perubahan yang terjadi dengan kecepatan yang lebih cepat.
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai hal ini, silakan dilihat video berikut:
